4 Alasan Mengapa Perlu Menggunakan Aplikasi Sistem HRD Bagi Perusahaan

LINGGAUPOS.CO.ID - Aset perusahaan bukan hanya tanah dan bangunan di atasnya, tapi juga karyawan.

Karyawan yang kompeten dan loyal dapat meningkatkan performa perusahaan.

Karenanya, pentingnya penanganan karyawan perlu dilakukan dengan serius melalui Human Resource Management (HRM) salah satunya dengan menerapkan sistem HRD.

Manfaat HRM antara lain adalah menurunkan tingkat turnover karyawan, meningkatkan kepuasan karyawan, dan menarik tenaga kerja yang kompeten untuk bekerja di perusahaan Anda kelak.

Namun, sebagai pemilik bisnis, Anda tentunya paham bahwa fungsi-fungsi HR seperti merekap absensi, menghitung penggajian, dan memproses cuti atau perizinan.

Meskipun terdengar mudah dan dapat menyita waktu yang cukup besar dan rawan kesalahan. Apalagi, jika Anda memiliki karyawan yang cukup banyak.

Untuk itu, strategi HRM yang perlu Anda lakukan adalah penerapan HRD system (Human Resource Information System) di perusahaan Anda.

Meskipun kedengaran kompleks, sistem HRD sebenarnya sangat mudah diterapkan.

Sistem HRD kini tersedia dalam bentuk software system HRD dengan user interface yang sederhana dan berbagai fitur yang berguna.

Berikut ini adalah bagaimana pentingnya sistem HRD dapat membuat perusahaan Anda menjadi lebih baik

Alasan Pentingnya Menerapkan Sistem HRD pada Perusahaan

1. Payroll System yang Lebih Akurat

Kompensasi adalah hal serius yang dapat merefleksikan komitmen perusahaan bagi kesejahteraan karyawan.

Perusahaan harus berhati-hati dalam menghitung kompensasi karyawan, termasuk pemberian upah lembur, bonus, hingga THR agar sesuai dengan kontribusi karyawan.

Penghitungan kompensasi secara manual memakan waktu yang lama dengan akurasi yang rendah.

Namun, Payroll System dari sistem HRD dapat menghitung berapa kompensasi yang harus Anda bayarkan kepada setiap karyawan sesuai dengan kontribusi mereka dengan akurat.

2. Kehadiran Karyawan yang Terkontrol

Salah satu kontribusi yang terpenting dari karyawan bagi perusahaan adalah waktu yang mereka berikan untuk bekerja. Bisnis dapat terkendala jika karyawan mangkir dari hari kerjanya.

Sistem HRD, dengan fitur absensi karyawan secara online, menutup kemungkinan karyawan untuk berbuat curang dalam hal absensi, misalnya dengan “titip absen”.

 Absensi karyawan bahkan dapat terhubung ke Payroll System, sehingga kompensasi yang karyawan terima akan disesuaikan dengan jumlah kehadirannya.

3. Efisiensi Waktu dan Kemudahan Akses Via Portal Karyawan

Karyawan Anda tidak hanya memerlukan kompensasi yang akurat, tapi juga kemudahan untuk mengakses kebutuhan lain seputar kompensasi itu.

Portal karyawan pada Sistem HRD memungkinkan karyawan untuk mengakses slip gaji hingga mengajukan cuti atau izin, semuanya secara online.

Karyawan tak perlu lagi sibuk mengetik surat permohonan cuti dan menyiapkan lampiran (bukannya bekerja!) dan menyerahkannya ke bagian HR, lalu menunggu persetujuan lama-lama.

Bukan hanya HR yang akan merasa senang; tapi juga karyawan.

4. Penyimpanan Data Personalia yang Aman

sistem HRD memungkinkan Anda untuk menyimpan data karyawan berbasis online, mulai dari data pribadi, data karir, jatah cuti, hingga data penggajian di satu tempat secara digital.

Anda perlu menghitung tunjangan karyawan dan perlu tahu berapa anggota keluarganya? Cukup akses data yang tersimpan secara online dengan beberapa klik.

Anda tidak perlu mengobrak-abrik lemari arsip untuk mencari selembar kertas yang Anda perlukan yang seringkali terselip atau malah hilang.

5. Otomatisasi Tugas Repetitif

Tugas dan peranan HRD cukup kompleks, ditambah lagi dengan jumlah karyawan yang banyak akan membuat tugas HRD yang bersifat administratif dan berulang memakan waktu lama.

Untungnya, sistem HRD dapat mengotomatisasi tugas administrasi seperti penggajian, rekapitulasi absen, pengadaan survei kinerja, dan lain-lain dengan waktu yang singkat.

6. Memudahkan Pemantauan Kinerja Karyawan

Kinerja karyawan tidak selalu mulus dan lancar. Maka dari itu, perusahaan harus memastikan bahwa kinerja karyawan tetap lancar.

Namun demikian, HRD tidak bisa serta merta menghukum atau memberi sanksi kepada karyawan tanpa meninjau penyebab dari penurunan kinerja.

Dari informasi dan data kinerja yang diolah dalam aplikasi system HRD, mereka dapat meninjau perkembangan kinerja karyawan dari tiap jajaran tim serta membandingkan kinerja karyawan terkini dengan periode sebelumnya.

7. Memaksimalkan Proses Pengelolaan Karyawan

Kualitas kinerja dan kepuasan kerja karyawan akan ditentukan oleh performa HRD dalam mengelola karyawan. Maka dari itu, proses pengelolaan karyawan secara maksimal pun perlu dilakukan.

Sistem HRD inilah yang akan meningkatkan proses pengelolaan karyawan melalui berbagai kemampuan utamanya, contohnya dalam hal penggajian, rekrutmen, onboarding, pelatihan, dan lain-lain.

8. Mengurangi Human Error

Kesalahan dalam pengelolaan karyawan atau human error bukan lagi hal yang asing.

Hal ini biasanya terjadi karena perusahaan masih mengandalkan sistem manual, contohnya kekeliruan dalam input data karyawan, salah hitung gaji, survei kepuasan kinerja yang tidak sistematis, dan lain-lain.

Akan tetapi, aplikasi sistem HRD hadir untuk meminimalisir human error berkat adanya otomatisasi sistem.

9. Membantu Pengambilan Keputusan

Pengambilan keputusan dalam dunia bisnis terkadang membuat banyak manajer termasuk manajer HR sulit menentukan pilihan mana yang terbaik.

Berbagai macam pertimbangan pun harus diperhatikan oleh HRD.

Dalam hal ini, HRD system akan membantu HRD melalui data dan informasi yang akurat serta valid dalam sebuah laporan.

Contohnya laporan penggajian, kinerja karyawan, absensi, dan lainnya. Dari situlah HRD bisa mulai merumuskan apa saja yang akan direncanakan.

10. Mendorong Tingkat Kepuasan Kerja

Berkat kehadiran sistem HRD, mereka mampu bekerja lebih fokus untuk tugas-tugas yang melibatkan analisis dan pengembangan karyawan.

Alhasil, kualitas pengelolaan karyawan pun ikut meningkat dan membuat kepuasan kerja karyawan ikut naik. Karyawan menjadi lebih produktif, akrif, dan loyal dalam perusahaan.

Pilihlah Aplikasi Sistem HRD Terbaik dan Terpercaya bagi Perusahaan

sistem HRD memudahkan Anda mengelola karyawan dengan lebih efisien; sehingga salah satu tujuan HRM; yaitu menjalin hubungan yang baik dan saling menguntungkan antara karyawan dan perusahaan dapat tercapai.

Pilihlah Sistem HRD atau aplikasi HRD yang memiliki fitur lengkap dan reputasi yang terpercaya.

Mekari Talenta memiliki sederetan fitur yang dapat Anda pilih sesuai kebutuhan perusahaan, mulai dari catatan absensi hingga pengelolaan pinjaman dari karyawan.

Panduan Penting dalam Memilih Aplikasi Sistem HRD Yang Tepat

Pada masa modern ini, semua industri mulai beralih mengandalkan software sebagai tulang punggung untuk mencapai tujuan bisnisnya dengan lebih efektif dan efisien.

Dalam dunia manajemen sumber daya manusia, HR atau perusahaan saat ini pun lazimnya telah mengadopsi sistem HRD yang sesuai dengan karakter perusahaan.

Perusahaan-perusahaan, baik perusahaan besar maupun perusahaan rintisan (startup), berupaya menyeleksi aplikasi HRD yang paling tepat untuk kebutuhan bisnis mereka.

Bagi Anda pemilik bisnis atau HR profesional yang sedang mencari perangkat lunak untuk HRD management system, berikut 6 hal yang perlu dipertimbangkan.

1. Biaya Investasi

Bagi perusahaan, biaya investasi untuk pembelian atau pembuatan aplikasi sistem HRD online menjadi pertimbangan penting, terutama jika perusahaan memiliki anggaran yang terbatas.

HR dapat menyiasatinya dengan terlebih dahulu mengambil periode free trial atau demo.

Dari pengalaman menggunakan fasilitas dan fitur Sistem HRD tersebut, Anda dapat merasakan tepat/tidaknya software itu dengan kebutuhan departemen HR perusahaan Anda.

Selain itu, free trial atau demo memudahkan Anda menakar sesuai/tidaknya biaya investasi yang akan dilakukan.

Dengan begitu, HR dapat mengajukan anggaran ke perusahaan setelah memiliki informasi yang lengkap tentang sistem HRD yang diperlukan.

2. Pertumbuhan Perusahaan

Hal lain yang perlu dipertimbangkan ialah pertumbuhan perusahaan. HR sebaiknya memiliki gambaran tentang masa depan bisnis perusahaan, sebab akan berpengaruh pula pada arah kebijakan ketenagakerjaan.

Sistem HRD mestinya bukan saja dimaksudkan untuk memecahkan persoalan hari ini, melainkan juga mengantisipasi tantangan yang akan timbul di masa yang akan datang.

Sebagai contoh, prospek usaha yang bagus diproyeksikan akan berdampak pada penambahan jam operasional perusahaan.

Aplikasi sistem HRD Mekari Talenta memiliki fitur untuk mengelola shift kerja yang akan diperlukan oleh perusahaan nantinya, sehingga tepat untuk dijadikan pilihan.

Contoh lain, untuk perusahaan yang memberikan beberapa variabel tunjangan, ada fitur manajemen absensi karyawan berbasis software online, yang dapat dihubungkan dengan perhitungan gaji dan tunjangan kehadiran.

Tentu saja hal ini menjadi investasi masa depan yang tepat untuk departemen HR di perusahaan tersebut.

3. Fungsi Utama Sistem HRD

Yang tak boleh dilupakan dalam memilih berbagai Sistem HRD adalah fungsi utamanya. Software HR yang dipilih harus dapat memberikan solusi atas permasalahan pengelolaan karyawan di perusahaan Anda.

Jangan sampai HR tergoda dengan HRD system online yang mahal dan lengkap padahal fiturnya belum tentu dibutuhkan.

Sebagai contoh, mungkin perusahaan Anda baru pada tahap membutuhkan payroll software untuk mengelola penggajian karyawan.

Paket Standar dari Mekari Talenta dapat menghitungkan gaji karyawan secara otomatis, lengkap dengan perhitungan lembur, komponen tergantung kehadiran, output, dan THR.

Butuh kelola perhitungan PPh 21 karyawan? Tinggal upgrade ke Paket Sukses.

4. Nilai Tambah

Kebanyakan perusahaan mengira aplikasi sistem HRD on-premise (dibuat sesuai permintaan perusahaan) selalu lebih baik daripada aplikasi berbasis cloud.

Sayangnya, selain biayanya yang fantastis, HRD system on-premise juga kurang fleksibel saat perusahaan menghadapi perubahan.

Terkadang aturan pemerintah atau kebijakan perusahaan tidak dapat diterapkan segera pada software, apalagi secara cuma-cuma.

Selain biaya pemasangan awal, perusahaan perlu menanggung biaya maintenance rutin dan penyesuaian/penambahan fitur-fitur baru.

Berbeda halnya dengan sistem berbasis cloud. Selain hemat biaya, keamanan sistem ini pun lebih tinggi untuk penyimpanan data.

Di samping itu, aplikasi HRD berbasis cloud Mekari Talenta juga mengadakan training HR setiap bulan, yang dapat diikuti secara gratis oleh pengguna Paket Sukses.

Keunggulan ini menjadi nilai tambah yang dapat menambah skill HR dalam mengembangkan program-program perusahaan.

Sumber: