Mengapa Perusahaan Perlu Menggunakan Aplikasi Presensi untuk Pantau Aktivitas Karyawan Perusahaan?

LINGGAUPOS.CO.ID - Aplikasi presensi saat ini sedang menjadi tren pada beberapa perusahaan karena telah dianggap mampu menggantikan cara absensi manual.

Selain itu, banyak sekali manfaat dan keunggulan dengan menggunakan absensi berbasis daring ini.

Sehingga, nantinya dapat meningkatkan produktivitas dan kreativitas kerja karyawan dalam rangka menciptakan lingkungan kerja yang optimal dan mendorong karyawan lebih efisien dalam bekerja.

Aplikasi berbasis absen online ini menjadi jembatan penting yang menghubungkan dua tempat yang berbeda, sehingga karyawan dapat melakukan absen dengan efektif meskipun dipisahkan oleh jarak.

Lalu apakah anda tidak penasaran tentang bagaimana sih sebenarnya konsep dari absensi berbasis mobile ini?

Cara kerja dan keuntungan yang didapatkan dari aplikasi absen online sehingga menjadi alat yang cukup menjadi kepercayaan oleh beberapa perusahaan ini. Yuk simak berikut penjelasannya;

Mengenal Aplikasi Presensi

Mobile Absensi itu sendiri merupakan sebuah sistem absensi berbasis online untuk pendataan manajemen kehadiran karyawan menggunakan perangkat mobile sebagai media utama absennya seperti merujuk pada perangkat smartphone, handphone dan sejenisnya.

Selain diartikan sebagai metode absen yang menggunakan perangkat mobile.

Mobile absensi juga dapat diartikan sebagai metode absen yang digunakan untuk pengguna dengan lokasi yang berpindah atau tidak menetap pada satu lokasi saja.

Hal ini dapat dibuktikan misalnya ketika melakukan kerja remote atau juga digunakan untuk absen ketika melakukan perjalanan dinas dengan lokasi yang tidak menentu.

Cara Melakukan Mobile Absensi

Mungkin kalian penasaran tentang bagaimana sih caranya absen menggunakan perangkat mobile? Lalu bagaimana bisa dilakukan dengan berpindah tempat? Yuk, simak penjelasan berikut.

Untuk Anda dapat melakukan metode absen menggunakan perangkat mobile ini anda harus terlebih dahulu memiliki salah satu perangkat mobile seperti smartphone, handphone dan sejenisnya.

Selanjutnya, anda harus menginstal aplikasi absen berbasis mobile tersebut. Metode absen yang dilakukan kemudian nanti hasilnya akan otomatis terkirim oleh pusat absen yakni yang berwenang seperti HRD.

Proses metode absen ini bersifat online menggunakan jaringan internet maka memungkinkan proses yang dilakukan cenderung cepat dan mudah.

Penggunaan akses internet inilah memungkinkan untuk melakukan absen kapan dan dimana saja anda berada, seperti kerja remote, perjalanan dinas, work from home dan pekerjaan jauh lainnya.

Namun, sebenarnya metode absen berbasis perangkat mobile ini tak hanya berjalan satu arah saja dari karyawan untuk mengelola absen, tetapi bisa berjalan dua arah yakni sang pengelola absen juga dapat memberikan respon untuk karyawan.

Seperti pada contoh kasus pengambilan izin cuti karena tentunya karyawan terlebih dahulu meminta konfirmasi dari pengelola absen.

Manfaat Aplikasi presensi

Sistem Aplikasi presensi saat ini terbilang mudah, pasalnya hanya dengan melalui smartphone karyawan dapat melakukan absensi secara cepat dan tentunya sangat praktis dilakukan dimanapun karyawan berada.

Hal ini berbeda dengan sistem absensi manual yang pada umumnya mewajibkan para karyawan hadir secara langsung  pada mesin absensi untuk melaporkan kehadiran mereka.

Penggunaan Sistem Aplikasi presensi saat ini sangatlah tepat dilakukan mengingat bahwa saat ini karyawan dituntut untuk tetap kerja lebih produktif meskipun tidak hadir langsung di kantor.

Dalam hal keamanan juga tak kalah pentingnya, dalam sistem aplikasi presensi ini data karyawan yang tersimpan didalam sistem absensi tidak akan bocor atau bahkan tertukar antar sesama karyawan lainnya.

Karena pada umumnya Karyawan telah didaftarkan terlebih dahulu sehingga setiap karyawan memiliki data masing-masing.

Manfaat selanjutnya yang dapat diambil dari penggunaan aplikasi presensi ini adalah menghemat pengeluaran, karena sistem absensi berbasis online ini tidak memerlukan penggunaan perangkat fisik.

Anda hanya perlu menggunakan smartphone pribadi anda maka dapat langsung terproses absensi kehadiran anda.

Selain itu Sistem aplikasi presensi ini selalu update. Sekarang penggajian juga bisa diikonektifitaskan dengan sistem online.

Pada umumnya sistem penggajian ini  berdasarkan penilaian kehadiran, tentunya data kehadiran karyawan sangat mempengaruhi oleh karena itu seperti keterlambatan karyawan, pulang lebih awal dari jadwal, hingga tidak masuk kerja tanpa alasan dapat diketahui dengan Sistem Aplikasi presensi ini.

Dari data aplikasi presensi yang selalu update data terbaru jika saja setiap ada karyawan yang melakukan proses absensi tanpa menghapus data sebelumnya.

Hal inilah yang dianggap bahwa sistem absensi online ini menyajikan data secara real-time.

Penggunaan aplikasi presensi ini juga memberikan manfaat terkait dengan keakuratan data. 

Absensi online ini terbukti memiliki keakuratan data yang tinggi, hal ini terjadi karena sistem online mampu merekap jam prosesi absensi yang telah dilakukan oleh karyawan.

Maka, dari jam absensi saja sudah dapat melihat bagaimana hasil yang didapatkan oleh setiap pekerja dalam suatu perusahaan.

Selain itu penggunaan dari aplikasi presensi ini cukuplah efisien.

Hal ini dapat digambarkan jika karyawan mendapatkan kemudahan dalam proses absensi, maka pengelola absen juga akan mendapatkan kemudahan dalam hal manajemen absen.

Karena pada dasarnya sistem online ini sangat menghemat waktu untuk merekapitulasi hasil absensi bulanan, apalagi saat ini juga terdapat aplikasi absen yang sudah terintegrasi dengan sistem payroll.

Jadi, memberikan kemudahan dalam penggajian sehingga tidak perlu menghitung manual absensi dan penggajian karyawan. 

Selain itu, penggunaan aplikasi presensi ini relatif terjangkau karena saat ini penerapan teknologi digital sudah sangat masif di segala bidang industri.

Jasa IT consultant yang menawarkan layanan maintenance untuk sistem aplikasi presensi kini cukup mudah dijumpai.

Selain itu, biaya yang dikeluarkan atau biaya maintenance untuk aplikasi berbasis digital ini juga cukup relatif terjangkau.

Penggunaan aplikasi presensi ini juga dijadikan sebagai ajang Penilaian Karyawan Absen online juga digunakan sebagai acuan penilaian terhadap para karyawan perusahaan terutama dalam hal kedisiplinan.

Karyawan yang memiliki tingkat kedisiplinan yang tinggi dan kompeten bisa diandalkan untuk mendapatkan posisi tertentu sehingga memiliki jenjang karir lebih baik daripada yang lainnya.

Bisnis atau Instansi yang Cocok Menggunakan Mobile Absensi

1. Instansi dengan Sistem Kerja Shift

Absensi kehadiran karyawan atau pegawai dengan sistem kerja shift seringkali menjadi kendala tersendiri bagi HR dalam merekap pergantian shift tersebut.

Dengan menggunakan mobile presensi hal ini memudahkan pegawai melakukan pergantian atau pertukaran shift secara mandiri dengan rekan kerjanya.

Mengapa demikian? Karena data pertukaran shift akan langsung otomatis direkam oleh sistem absensi online tersebut. Contoh instansi yang menerapkan kerja sistem shift adalah rumah sakit, bandara, media, retail.

2. Instansi dengan Sistem Remote Working

Kehadiran tak menjadi kendala bagi perusahaan atau instansi yang menerapkan sistem remote working, pasalnya mereka bisa melakukan absensi kehadiran melalui jarak jauh karena perusahaan dapat memantau keberadaan pegawai melalui GPS tracking yang sudah terintegrasi pada  sistem mobile presensi tersebut. Contoh instansi atau bisnis yang menerapkan sistem kerja remote working adalah industri media dan startup.

3. Instansi Pendidikan

Mobile Absensi biasanya juga digunakan untuk instansi pendidikan mengingat kampus atau sekolah yang menerapkan pembelajaran jarak jauh ditengah pandemi covid yang melanda Indonesia lalu.

Selain video conference mahasiswa atau siswa telah diwajibkan untuk mengisi presensi kehadirannya melalui aplikasi presensi online.

Hal ini tak hanya berlaku untuk mahasiswa atau siswa saja, absensi ini juga bisa diberlakukan untuk Guru, staff maupun karyawan sekolah.

Fitur GPS dalam Aplikasi Presensi

Meskipun sistem pada Aplikasi presensi terbilang canggih dan modern hal ini tidak menutup kemungkinan terdapat potensi untuk dicurangi oleh oknum atau karyawan yang tidak bertanggung jawab. Untuk mengatasi masalah tersebut maka saat ini aplikasi presensi sudah dilengkapi dengan fitur GPS tracking.

Gps tracking adalah untuk menetapkan lokasi absensi dan juga tracking lokasi bagi karyawan yang melakukan perjalanan dinas. Lokasi absensi ini merupakan wilayah yang hanya dapat digunakan untuk melakukan absen secara online.

Dengan adanya fitur GPS ini perusahaan dapat memantau lokasi para karyawannya yang telah melakukan absensi secara akurat dengan real time dan melalui aplikasi aplikasi presensi, karyawan juga dapat memberikan update lokasi yang jelas dan akurat kepada kantor sehingga perusahaan dapat melihat perjalanan dinas karyawan.

Dengan adanya fitur GPS tracking pada aplikasi aplikasi presensi ini dapat meminimalisir kecurangan absensi kehadiran yang dilakukan oleh karyawan yang tidak bertanggung jawab.

Tanpa adanya fitur GPS dalam penetapan absensi ini karyawan bisa saja melakukan kecurangan dengan mengisi absensi di sembarang tempat.

Hal ini tentu berbeda dengan sistem absensi manual. Jika menggunakan media absensi manual HRD tidak dapat memantau lokasi serta perjalanan karyawan dengan baik. Jadi dapat disimpulkan bahwa aplikasi aplikasi presensi sangatlah efektif untuk mengecek lokasi karyawan ketika sedang di perjalanan dinas.

Selain itu terdapat fitur-fitur yang terdapat dalam aplikasi mobile yang dapat memudahkan urusan pendataan kehadiran absen dan pemantauan karyawan dalam sebuah perusahaan, instansi atau bisnis lainnya serta sistemnya jauh lebih efisien dibandingkan sistem absensi manual.

Kesimpulan

Aplikasi presensi merupakan sistem terobosan terbaru dalam sistem pendataan absensi karyawan.

Metode tersebut merupakan sistem absen yang dinilai telah memberikan hasil yang lebih efisien dibandingkan dengan sistem absen manual.

Hal ini terbukti dapat dilihat dari hasil output yang dihasilkan.

Selain dapat menekan biaya pengeluaran aplikasi presensi juga membantu kerja HR dalam melakukan perhitungan kehadiran hingga penggajian karyawan.

Tak hanya itu, hal ini juga memberikan kemudahan bagi karyawan yang memiliki sistem kerja remote working, mereka bisa dengan mudah melaporkan dan mempertanggungjawabkan kehadirannya tanpa perlu repot datang ke kantor, mereka bisa melakukan absensi kapanpun dan dimanapun.

Oleh karena itu Hr dapat menggunakan aplikasi aplikasi presensi Talenta  yang memiliki banyak keuntungan yang dapat hr peroleh seperti dapat melihat data absensi dan report karyawan, dapat melakukan approval absensi, lembur, cuti, maupun izin, dapat mendownload data absensi, lembur, cuti, maupun izin lainnya serta dapat melihat statistik harian karyawan.

Selain itu Fitur-fitur yang disediakan dalam aplikasi absen online Mekari Talenta juga sangat lengkap sehingga memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan. Seperti Fitur payroll yang dapat membantu perusahaan menghitung payroll karyawan setiap bulannya.

Fitur Manajemen Waktu yang membantu perusahaan dengan mudah melakukan proses cuti dan lembur untuk karyawan, fitur aplikasi presensi yang memudahkan karyawan dapat absensi kapan dan dimana saja, serta fitur database karyawan yang membantu perusahaan dalam proses pengelolaan data karyawan.

Dengan adanya aplikasi Talenta ini, karyawan dapat dengan mudah melakukan segala kepentingan yang berhubungan dengan absensi yang dapat mudah diakses kapanpun dan dimanapun tanpa harus datang ke kantor.

Dengan Mekari Talenta, semuanya dapat dilakukan dengan lebih teratur dan lebih cepat dari sebelumnya yang hanya dilakukan secara manual.

Mekari Talenta dapat diakses dengan mudah di Talenta.co Tunggu apa lagi? Yuk, gunakan Mekari Talenta sekarang juga!

Sekian penjelasan mengenai pentingnya Aplikasi presensi untuk mengatur segala aktivitas dalam perusahaan.

Semoga informasi ini dapat menambah wawasan pengetahuan anda seputar dunia perusahaan, Sekian terima kasih.  (*)

Sumber: